Teorien i
denne artikel er også
gældende ved posters
Ugeskrift for
læger, (160): 6829-6832, 1998. ORIENTERING
Præsentation med dias og
overheads
Annette Præstegaard AD
AV-afdelingen på Skejby Sygehus blev
etableret i 1992 med henblik på, at udføre arbejde i forbindelse med
fremstilling af informations- og undervisningsmateriale samt udarbejdelse
af materiale til fremlægning af forskningsresultater. I løbet af 1997
blev arbejdsområdet udvidet til også at omfatte sygehusets hjemmeside.
I det daglige arbejde oplever vi, at der er et meget stort behov
for viden
vedrørende fremlægning af forskningsresultater. Det er specielt i
forbindelse med præsentation på kongresser, idet vejledning til artikler
i medicinske tidsskrifter er meget udførlig.
Præsentation
Hvad god præsentation er - er en subjektiv vurdering, men gennem min
mangeårige beskæftigelse med emnet, er jeg nået
frem til nogle enkle
principper, som AV-afdelingen
formidler i udgivelsen
"Effektiv Præsentation".
Når man har et budskab at videregive, er det vigtigt at sikre sig,
at
budskabet når flest mulige i målgruppen. Ved præsentation
på
kongresser gælder det om, at skabe tilhørernes og beskuernes opmærksomhed
for at danne et grundlag for en mere uddybende interesse. Præsentationsmaterialet
er afgørende for modtagerens udbytte, uanset om der er tale om billeder,
tekst,
tal eller grafer. Effekten af fremlægning kan mangedobles ved
anvendelse af materialer,
der er enkle og overskueligt opbygget.
Ved fremstilling af præsentationsmateriale skal man konstant tænke på
modtageren, og helst kunne sætte sig i dennes sted.
Det er afgørende at
tage udgangspunkt i, at der skal en enkel, men grundig forklaring til. Få
velvalgte ord sikrer, at flere mod
tager budskabet. Der skal kommunikeres
præcist. Man skal
være omhyggelig, når man anvender skrift og billeder,
og det tager tid at fremstille godt præsentationsmateriale.
Anvendelse af visuelle hjælpemidler forenkler og forstærker et budskab.
Det kan være med til at skærpe modtagerens interesse for et emne, men
også fremme forståelsen.
Når man ønsker at
fremstille overheads og diasserier gælder
det, at der arbejdes i
tre faser:
Idéfasen - Planlægningsfasen
- Udførelsen
Idéfasen
Værktøjet i denne fase er papir og blyant. Ideer til materialets indhold
og udformning ridses op som kasser indeholdende stikord. Det er en
brainstorming, som skal danne grundlag for en senere udvælgelse. Det gælder
om at lade fantasien løbe og hele tiden placere modtageren i forhold til
budskabet.
Planlægningsfasen
I denne fase sorteres og systematiseres der ud fra resultatet af idéfasen.
Der udarbejdes en disposition for at
opnå overblik, og der fremstilles
en
ny skitse indeholdende det sorterede materiale, stadig som
kasser med
stikord. Der tænkes
hele tiden på modtageren og på,
hvad man selv vil
kendes på. Modtageren påvirkes af form og
farve. Hvad enten man ser på
et maleri, en bil, et skema eller en overhead, handler det i første
omgang om form og farve. Man tiltrækkes automatisk, når man kan lide
formen og farven. En enkel form og et harmonisk farvevalg skaber velvilje.
Udførelsen
I dette materiale tages der udgangspunkt i computerarbejde, og først i
udførelsesfasen tages computeren i brug. Undersøgelser viser, at man kun
husker 10% af det man hører, men 50% af det man både hører og ser.
Logisk pædagogisk rækkefølge og enkelhed er nødvendig, for at tilhøreren
eller beskueren husker så meget som muligt. Det er naturligt at have lyst
til at udbygge materialet, idet man som regel har et så indgående
kendskab til emnet, at det kan være svært at undlade fordybelse. Hold
derfor fast i materialet fra planlægningsfasen. Kunsten er at sortere
fra.
Valget af programmel afhænger af opgavens art. Et præsentationsprogram
som f.eks. PowerPoint kan anbefales til dias-fremstilling og skærmpræsentation,
fordi denne type program gør det let, at sammensætte tekst, billeder og
enkle grafer på en velegnet baggrund.
Et
præsentationsprogram er
enkelt i sin opbygning, og giver veldesignede
resultater, som passer til videreforarbejdning
på diaskameraer, eller til
direkte fremvisning fra computeren. PowerPoint er ikke velegnet til
overheads, idet programmet arbejder i tre farver (RGB).
Farvelaserprintere, som skal printe overheaden, arbejder
i fire farver
(CMYK) og kombinationen af de to typer, resulterer i prints med triste grålige
farver.
Til fremstilling af overheads anbefales et tegneprogram, som
f.eks. CorelDraw. Foretrækkes et tekstprogram, kan Word
være et forslag.
Layout
Layout eller opsætning er vigtig for formidling af et budskab.
Man skal gå
ind og se på optimale muligheder med det
forhåndenværende materiale. At
udarbejde et godt layout, er at sikre optimalt udbytte af
informationsmaterialet og samtidig vise
respekt for modtageren.
Billeder siger ofte mere end ord, og illustrationer skaber opmærksomhed
og understøtter teksten.
Et effektivt layout kan være udarbejdet efter princippet
"Tænk i tre":
- En stor, fed og enkel overskrift eller
et billede med
kraftige signaler, som automatisk tiltrækker
beskuerens øje før noget andet.
- "Cliffhanger", kan
være samme typografi som brødteksten blot fed. Toeren har til opgave
at skærpe beskuerens interesse yderligere, således at denne får
lyst til at læse mere. Toeren kan også være et billede, evt. med en
ramme omkring, som yderligere forstærker effekten af billedet.
- Brødteksten.
Når der anvendes et logo i en diasserie,
skal man være opmærksom på, at logoet indgår som en prioritering
"I" - på grund af gentagelsen. Dette er ofte ikke tilsigtet,
idet et dias kan indeholde en vigtig graf eller anden betydningsfuld
oplysning. Det kan anbefales at indlede eller afslutte en diasserie med et
logo.
Teksten
Det tilstræbes at gøre tekstbilledet enkelt og elegant med få velvalgte
skrifttyper. Anvend kun to til fire skrifttyper i samme materiale. Kursiv
og fed er i den forbindelse at betragte som skrifttyper.
|
|
|
Skrifttyper uden "fødder" (sans
serif) skrevet med stort (versaler)
er velegnede til overskrifter.
Skrifttyper med "fødder" (serif) skrevet med småt (minuskler)
er velegnede til den generelle
tekst (brødteksten). Mellemrubrikker
(mellemoverskrifter) anbefales skrevet som brødteksten men fed.
Farvevalg
Farver der lyser som f.eks. gul, orange og vårgrøn, er sammen med
skrifttyper og skriftstørrelser med til at rangordne. Lysende farver, der
danner kontrast til baggrundsfarven vil tiltrække øjet.
Et lysende felt
øverst til venstre i et dias, vil automatisk lede øjet op for at påbegynde
en læsning, og en farveindrammet tekst påkalder ekstra opmærksomhed.
Der skal tages hensyn til, at farver påvirker sindsstemningen:
- Gule toner virker varme, og blågrønne
virker kølige.
- Gulgrønne toner virker beroligende,
og rød-blå virker påtrængende.
- Gul skaber interesse og sort/hvidt
peger på det seriøse, tangerende det kedelige.
Denne opfattelse ændres, når farverne
kombineres. Det er den psykologiske virkning, vi udnytter i præsentationen.
Der må maksimalt være fire farver i et dias eller en overhead. Er der
behov for flere end fire farver i søjlediagrammer og lignende, anvendes
toner indenfor de valgte farver, f.eks lys- /mørkeblå og lys- /mørkegrøn.
Virkemidler
Virkemidler, der hjælper med til at påkalde opmærksomhed, kan være
farveeffekter i form af streger eller kasser.
Farvede rammer om tekst eller billeder evt. matchende den dominerende
farve i et billede eller i en kontrastfarve til billedet, har også en god
effekt.
Ved anvendelse af stærkt farvede baggrunde, som f.eks. rød med hvid
tekst, opnås negativ effekt. Det er baggrundsfarven, der huskes, ikke
budskabet.
Diasserien
En diasserie med tekst kan indeholde ord, som understøtter et foredrag og
som samtidig er støtteord for foredragsholderen.
Dias kan også fordele
tilhørernes opmærksomhed mellem lærredet og foredragsholderen. Dette
kan afhjælpe den nervøsitet en foredragsholder kan opleve, når mange
tilhørere uafbrudt har opmærksomheden rettet mod denne gennem længere
tid.
Indeholder et tekstdias mere tekst end blot støtteord, vil tilhøreren
forsøge at læse teksten, og lytte til foredraget samtidig.
Derved opnås
et meget ringe udbytte af fremlægningen.
Tidligere anvendtes kun sort/hvide og blå/hvide dias. Disse typer er
enkle og kommunikerer godt, men når alle vælger samme løsning på en
hel dag, bestående af 10-minutters foredrag, fremstår alt som en grå
masse, med forringet udbytte for modtageren.
Ved
fremstilling af diasserier indledes med udarbejdelse af et storyboard
. Et storyboard kan være et A4-ark, der er forberedt til at beskrive et
diasforløb, som vist på illustrationen. Er det en serie tekstdias, der
skal fremstilles, skitseres et enkelt dias, med farveanvendelser og
skriftstørrelsernes indbyrdes forhold. Skrifttypen, der vælges, påvirker
måden vi opfatter tekst på. Spatieringen (afstanden mellem bogstaverne)
påvirker læsevenligheden.
Et tekstdias anbefales at indeholde fire til
fem linier, maksimalt otte, og højst to ord, som består af mere end seks
bogstaver. Det kan være vanskeligt at anbefale en skriftstørrelse, idet
elleve punkt i Times New Roman er mindre end elleve punkt i f.eks
New Centry Schoolbook. Som hovedregel kan gives, at der skal
arbejdes med margener i forbindelse med diasfremstilling. Side- og
topmargener skal være identiske og bundmargen skal være ca. ½ gang
bredere. Disse margener skal hjælpe til med at fastholde beskuerens blik
til teksten.
Tekstdias,
som skal videreforarbejdes på et diaskamera, skal gemmes som printfiler
til en driver som matcher kameraet. Dias med lysende tekst på mørk
baggrund er at foretrække, men der kan varieres over dette tema. Kender
man de fysiske rammer i auditoriet eller lokalet, kan tonede baggrunde
anvendes, og hjælpe med til at fastholde opmærksomheden ved teksten. Ved
fremvisning på højtsiddende lærred, tones fra mørk øverst til lysere
nedefter, og det modsatte gælder for lavt siddende lærreder.
Med udgangspunkt i storyboard kan en diasserie f.eks. starte med
foredragets titel og forfatternavne og evt. et logo. Det højstprioriterede
er som regel et logo eller titel, som derfor gives den største skriftstørrelse.
Til titlen anvendes en skriftstørrelse uden seriffer og med en lysende
farve, f.eks. gult eller hvidt på mørk baggrund. Forfatternavne bør være
mindre, gerne med seriffer eller kursiv og med minuskler (små bogstaver).
Farven
kan være en lys blå. Det kan anbefales, at afslutte diasserien
med et logo eller et godt billede, som kan blive stående på skærmen
under den afsluttende diskussion. Det anbefales at undlade logoer på
hvert enkelt dias, idet øjet tiltrækkes af denne gentagelse, og dermed
ikke fastholdes til teksten, som er det egentlige budskab. Fyld eller
stemningsbilleder midt i en diasserie kan give et useriøst præg i
faglige sammenhænge.
Overheads
Ved fremstilling af overheads anbefales det, at der udarbejdes et storyboard
i lighed med beskrivelsen
under fremstilling af dias. Kvaliteten af
overheads kan ikke sammenlignes med dias, men flere foretrækker overheads
frem for dias, for
at undgå mørkelægning af lokalet.
I det følgende vil vi beskrive tre typer overheads:
- Den sort/hvide overhead
- Overheaden, som er fremstillet på en
ordinær farveprinter
- En fotografisk overhead, som
fremstilles hos kopifirmaer.
Det kan anbefales at anvende sort/hvide
overheads pga. pris og kontrast. Virkemidlet kan være en lille
illustration øverst i venstre hjørne eller bullits ud for hver
liniestart. Illustrationen og bulliten kan farves let med overheadpenne.
Overheads, som er printet ud på en farvelaserprinter, kan virke meget
transparente i farverne. Det anbefales derfor at anvende sort outline på
lys baggrund, både på tekstsøjler, mellemrum, søjler og liniegrafer.
Eksempel: Turkis tekst på gul baggrund eller kraftig farvet tekst på hvid
baggrund.
Anvendes en inkjet plotter vil farven være lidt kraftigere, men ofte
stribet.
Farveoverheads på fotografisk materiale er meget flot. Disse fremstilles
på farvelaboratorier og hos kopifirmaer. Printfiler leve
res på diskette
efter nærmere aftale med laboratoriet. Prisen vil typisk være kr.
120,00. Det kan anbefales at indlede, eller afslutte sit foredrag med
denne type overhead.
Til den færdige tekst i overheads anbefales det at have en afstand mellem
linierne på min. 1,5 x bogstavhøjden, som vist på illustrationen.
En overhead bør maksimalt indeholde:
- otte linier
- otte ord pr. sætning
- to ord, som består af mere end seks
bogstaver.
Anbefalede farvekombinationer til dias og
overheads:
Såfremt der er tale om en overhead, som
indeholder flere illustrationer, anbefales primærillustrationen placeret,
hvor opmærksomheden er størst (det optiske midtpunkt). Sekundære
illustrationer og tekster bør placeres under og skråt til højre for
primær illustrationen, for at give øjet en rolig og naturlig vandring
over billedet. Brug så vidt muligt det horisontale format, således
at
alle har mulighed for at se. Undgå at placere tekst og billeder
på de
nederste seks til ti cm. af A4-arket. Dermed øges muligheden for, at alle
kan se under præsentationen i mindre lokaler. Det kan anbefales at sætte
ramme om enkeltheder eller nøgleord.
Opsummering
Baggrund for udarbejdelse af godt informations- og præsentationsmateriale:
- Tænk på modtageren under
hele fremstillingsprocessen.
- Brug kun de vigtigste
informationer.
- Skab enkelhed.
- Anvend logisk pædagogisk rækkefølge.
- Tænk visuelt.
- "Tænk i tre".
- Vær opmærksom på margeners
betydning.
|
|
- Materialet skal skabe
interesse for projektet
og ikke kun for resultaterne.
Nøgleord for udførelsen:
- Skab balance.
- Brug enkle virkemidler.
- "Tænk i tre".
|
|
Fra gang til gang, der udarbejdes dias og
overheads gælder det,
at stilen bør holdes, men forandringer er nødvendige,
ellers tror modtageren, at materialet er set tidligere, og vil typisk tænke:
- "Det foredrag har jeg vist hørt".
Det kommunikationsmateriale man fremstiller, fortæller meget
om én selv,
og man kan styre det usynlige budskab. Et rodet materiale kan mindske troværdigheden,
hvorimod enkelt og målrettet materiale giver indtryk af en seriøs
kompetent person.
Ønsker
en foredragsholder, at understøtte budskabet ved hjælp af sin person,
kan dette gøres ved anvendelse af farvernes psykologiske påvirkning. De
lysende farver huskes: Det røde slips, den gule eller orange trøje, den
hvide skjorte og jakken i en kontrastfarve. Generelt drejer det sig om
enkle men stærke virkemidler.
Og så er der bare tilbage at visualisere sidste fase: Gennemførelsen af
præsentationen,
-" at være psykisk forberedt".
God
fornøjelse
|